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Servizi > Sviluppo software personalizzato
USC - sistema di organizzazione interna e portale informativo associati
CASE STUDY
Una trasformazione digitale al servizio degli associati
Fondata nel 1955, Unione Sammarinese Commercio e Turismo (USC) è una delle storiche associazioni di categoria della Repubblica di San Marino. Con sede a Borgo Maggiore, rappresenta le imprese del commercio e del turismo, offrendo consulenza, formazione e servizi strategici a oltre 400 associati.
Negli ultimi anni, USC ha intrapreso un ambizioso percorso di digitalizzazione integrata, con l’obiettivo di ottimizzare la gestione interna e migliorare radicalmente l’esperienza dei propri associati. Il partner scelto per questo progetto è stato Evo Solution Srl, che ha ideato e sviluppato un sistema modulare, scalabile e su misura, evoluto progressivamente tra il 2021 e il 2024.
Le sfide
USC necessitava di una completa digitalizzazione dei propri processi per migliorare il servizio agli associati e ottimizzare la gestione interna. USC gestiva molte attività in formato cartaceo, con processi frammentati e poco efficienti. La crescente richiesta di trasparenza, rapidità e accesso ai servizi da parte degli associati imponeva un cambio di paradigma.
L’associazione necessitava di:
- Centralizzare le informazioni e la documentazione
- Automatizzare l’iscrizione ai corsi degli associati e la gestione dei corsi
- Fornire un portale dedicato per i servizi agli associati
- Digitalizzare il dialogo tra ufficio, direttivo e aziende
- Valorizzare le imprese associate tramite una vetrina digitale
La Soluzione
Abbiamo sviluppato un ecosistema digitale personalizzato, articolato in tre fasi evolutive, ognuna delle quali ha introdotto nuove funzionalità concrete e integrate.
Fase 1 – Piattaforma Core (2021)
È stato realizzato un sito web in WordPress con sezioni autogestite (homepage, servizi, blog, contatti) e un Backoffice per la gestione associati accessibile in sicurezza da ufficio e direttivo. Il backoffice consente la gestione dell’anagrafica associati, l’archiviazione documentale con visibilità granulare, prevede un sistema di votazione per il direttivo con storico completo dei commenti e la comunicazione interna.
Parallelamente è stato creato il Portale associati: un’area riservata protetta da password per ogni associato, attraverso cui accedere ai propri documenti, prenotare corsi, ricevere conferme automatiche via email e visualizzare i costi in base ai partecipanti.
Fase 2 – Evoluzioni Avanzate (2022)
Il sistema è stato potenziato con strumenti per la gestione di corsi avanzata, lo storico delle prenotazioni, la gestione di quote associative e convenzioni e l’esportazione dei dati in Excel. È stato aggiunto un modulo pratiche per la gestione interna dei flussi operativi, un sistema calendario integrato per appuntamenti e una chat interna per la comunicazione tra operatori.
Fase 3 – Vetrina Digitale Associati (2024-2025)
Per valorizzare l’eccellenza del territorio, è stato sviluppato una piattaforma pubblica di presentazione per gli associati,con due modalità di visualizzazione:
- Settore Food: Presentazione stile menu per ristoranti e attività alimentari
- Altri Settori: Griglia prodotti con immagini e descrizioni per le altre attività
Ogni associato dispone di un backoffice dedicato, da cui può gestire logo, contatti, descrizione dell’attività e prodotti, lingue supportate e personalizzazione grafica della propria pagina pubblica. L’accesso alla pagina può avvenire anche tramite un QR code, tutte le vetrine attive sono elencate direttamente sul sito www.usc.sm.
Tecnologie e Funzionalità Distintive
- L’intero sistema è stato sviluppato con una combinazione di tecnologie moderne e solide:
- WordPress per il sito istituzionale
- Web application custom per backoffice e portale associati
- Integrazione FTP con il sistema contabile Zeus
- Sistema di autenticazione multi-livello
- Interfacce personalizzabili per ciascun associato
Funzionalità chiave:
- Votazione digitale documenti direttivo
- Gestione documenti con visibilità selettiva
- Storico attività, notifiche automatiche, mailing massivo
- Supporto multilingue e filtri avanzati per anagrafiche
- Presentazione pubblica dinamica e responsive per le imprese
Risultati e Benefici
La digitalizzazione ha permesso a USC di modernizzare completamente i propri processi ottenendo significativi miglioramenti operativi. Gli associati possono ora accedere autonomamente ai documenti, prenotare corsi online e gestire le proprie informazioni attraverso un'interfaccia dedicata.
Il sistema di gestione interna ha automatizzato le attività amministrative, dalla gestione delle quote associative al controllo dei requisiti per l'accesso ai corsi. La piattaforma vetrina ha inoltre creato nuove opportunità di visibilità per gli associati, con particolare attenzione alle specificità del settore food.
Benefici Ottenuti:
- Eliminazione completa della gestione cartacea
- Automazione completa delle comunicazioni
- Controllo automatico requisiti per accesso servizi
- Gestione integrata di oltre 400 associati storici
Un modello di collaborazione efficace
Il progetto USC è il risultato di una partnership duratura tra Evo Solution e USC, basata su ascolto, adattamento continuo e sviluppo modulare. Ogni fase del sistema è stata progettata per integrarsi con le precedenti, garantendo scalabilità e coerenza nel tempo.
Conclusioni
Questo caso dimostra come anche un’organizzazione storica possa compiere un passo decisivo verso l’innovazione, senza perdere la propria identità. La digitalizzazione graduale, personalizzata e ben progettata ha permesso a USC di offrire servizi moderni, snelli e orientati al futuro.
Questo case study dimostra come una strategia di digitalizzazione graduale e ben pianificata possa trasformare completamente i processi di un'organizzazione storica, mantenendo al contempo la specificità e i valori che la caratterizzano.
Una trasformazione digitale al servizio degli associati
Fondata nel 1955, Unione Sammarinese Commercio e Turismo (USC) è una delle storiche associazioni di categoria della Repubblica di San Marino. Con sede a Borgo Maggiore, rappresenta le imprese del commercio e del turismo, offrendo consulenza, formazione e servizi strategici a oltre 400 associati.
Negli ultimi anni, USC ha intrapreso un ambizioso percorso di digitalizzazione integrata, con l’obiettivo di ottimizzare la gestione interna e migliorare radicalmente l’esperienza dei propri associati. Il partner scelto per questo progetto è stato Evo Solution Srl, che ha ideato e sviluppato un sistema modulare, scalabile e su misura, evoluto progressivamente tra il 2021 e il 2024.
Le sfide
USC necessitava di una completa digitalizzazione dei propri processi per migliorare il servizio agli associati e ottimizzare la gestione interna. USC gestiva molte attività in formato cartaceo, con processi frammentati e poco efficienti. La crescente richiesta di trasparenza, rapidità e accesso ai servizi da parte degli associati imponeva un cambio di paradigma.
L’associazione necessitava di:
- Centralizzare le informazioni e la documentazione
- Automatizzare l’iscrizione ai corsi degli associati e la gestione dei corsi
- Fornire un portale dedicato per i servizi agli associati
- Digitalizzare il dialogo tra ufficio, direttivo e aziende
- Valorizzare le imprese associate tramite una vetrina digitale
La Soluzione
Abbiamo sviluppato un ecosistema digitale personalizzato, articolato in tre fasi evolutive, ognuna delle quali ha introdotto nuove funzionalità concrete e integrate.
Fase 1 – Piattaforma Core (2021)
È stato realizzato un sito web in WordPress con sezioni autogestite (homepage, servizi, blog, contatti) e un Backoffice per la gestione associati accessibile in sicurezza da ufficio e direttivo. Il backoffice consente la gestione dell’anagrafica associati, l’archiviazione documentale con visibilità granulare, prevede un sistema di votazione per il direttivo con storico completo dei commenti e la comunicazione interna.
Parallelamente è stato creato il Portale associati: un’area riservata protetta da password per ogni associato, attraverso cui accedere ai propri documenti, prenotare corsi, ricevere conferme automatiche via email e visualizzare i costi in base ai partecipanti.
Fase 2 – Evoluzioni Avanzate (2022)
Il sistema è stato potenziato con strumenti per la gestione di corsi avanzata, lo storico delle prenotazioni, la gestione di quote associative e convenzioni e l’esportazione dei dati in Excel. È stato aggiunto un modulo pratiche per la gestione interna dei flussi operativi, un sistema calendario integrato per appuntamenti e una chat interna per la comunicazione tra operatori.
Fase 3 – Vetrina Digitale Associati (2024-2025)
Per valorizzare l’eccellenza del territorio, è stato sviluppato una piattaforma pubblica di presentazione per gli associati,con due modalità di visualizzazione:
- Settore Food: Presentazione stile menu per ristoranti e attività alimentari
- Altri Settori: Griglia prodotti con immagini e descrizioni per le altre attività
Ogni associato dispone di un backoffice dedicato, da cui può gestire logo, contatti, descrizione dell’attività e prodotti, lingue supportate e personalizzazione grafica della propria pagina pubblica. L’accesso alla pagina può avvenire anche tramite un QR code, tutte le vetrine attive sono elencate direttamente sul sito www.usc.sm.
Tecnologie e Funzionalità Distintive
- L’intero sistema è stato sviluppato con una combinazione di tecnologie moderne e solide:
- WordPress per il sito istituzionale
- Web application custom per backoffice e portale associati
- Integrazione FTP con il sistema contabile Zeus
- Sistema di autenticazione multi-livello
- Interfacce personalizzabili per ciascun associato
Funzionalità chiave:
- Votazione digitale documenti direttivo
- Gestione documenti con visibilità selettiva
- Storico attività, notifiche automatiche, mailing massivo
- Supporto multilingue e filtri avanzati per anagrafiche
- Presentazione pubblica dinamica e responsive per le imprese
Risultati e Benefici
La digitalizzazione ha permesso a USC di modernizzare completamente i propri processi ottenendo significativi miglioramenti operativi. Gli associati possono ora accedere autonomamente ai documenti, prenotare corsi online e gestire le proprie informazioni attraverso un'interfaccia dedicata.
Il sistema di gestione interna ha automatizzato le attività amministrative, dalla gestione delle quote associative al controllo dei requisiti per l'accesso ai corsi. La piattaforma vetrina ha inoltre creato nuove opportunità di visibilità per gli associati, con particolare attenzione alle specificità del settore food.
Benefici Ottenuti:
- Eliminazione completa della gestione cartacea
- Automazione completa delle comunicazioni
- Controllo automatico requisiti per accesso servizi
- Gestione integrata di oltre 400 associati storici
Un modello di collaborazione efficace
Il progetto USC è il risultato di una partnership duratura tra Evo Solution e USC, basata su ascolto, adattamento continuo e sviluppo modulare. Ogni fase del sistema è stata progettata per integrarsi con le precedenti, garantendo scalabilità e coerenza nel tempo.
Conclusioni
Questo caso dimostra come anche un’organizzazione storica possa compiere un passo decisivo verso l’innovazione, senza perdere la propria identità. La digitalizzazione graduale, personalizzata e ben progettata ha permesso a USC di offrire servizi moderni, snelli e orientati al futuro.
Questo case study dimostra come una strategia di digitalizzazione graduale e ben pianificata possa trasformare completamente i processi di un'organizzazione storica, mantenendo al contempo la specificità e i valori che la caratterizzano.